10 Kriteria Software Absensi yang Harus Dipilih Perusahaan

Dream - Software absensi memungkinkan proses absensi karyawan di perusahaan lebih simpel, praktis dan akurat. Perusahaan dapat mengelola kehadiran karyawan sekaligus melakukan monitoring terhadap kinerja karyawan.

Sedangkan, bagi sendiri, adanya software absensi mempermudah karyawan untuk menginput kehadirannya secara fleksibel dengan mudah.

Pengelolaan SDM tanpa terbatas waktu dan ruang, secara realtime melalui aplikasi absensi adalah terobosan terbaru yang harus dipenuhi perusahaan untuk memenuhi tantangan digitalisasi.

Aplikasi absensi menjadikan perusahaan lebih kompetitif, bahkan bisa mengurangi beban kerja tim HRD untuk mengelola SDM perusahaan. Karena data karyawan secara otomatis langsung terinput tanpa harus mendatanya Kembali secara manual.

Fitur-Fitur Pada Software Absensi

Software absensi karyawan biasanya bersifat kompatibel karena dapat digunakan di seluruh perangkat karyawan. Pemakaian sistem absensi online membuat semuanya lebih ringkas, karena karyawan bisa mengakses layanan absensi online melalui masing-masing perangkat yang digunakan. Software absensi telah disematkan beberapa fitur menarik, sebagai berikut:

1. Melakukan Absen Tanpa Batas Waktu dan Tempat

Melalui software absensi, setiap karyawan dapat melakukan absen secara online tanpa harus berada di kantor sekalipun. Sehingga mempermudah proses absensi karyawan yang sedang melakukan perjalanan bisnis atau sedang ada keperluan. Mengingat layanan absensi online ini memungkinkan karyawan selalu melakukan absen secara tepat waktu.

Asalkan untuk mengoperasikan software ini, harus terkoneksi jaringan internet, dengan begitu tak perlu lagi repot-repot menginput kehadiran. Berbeda dengan sistem absensi melalui fingerprint, yang cukup ribet karena mengharuskan karyawan berkumpul di dalam kantor dan tidak dapat melakukan absensi dimana saja.

2. Merekomendasikan Jam Kerja

Software absensi juga membuat perusahaan bisa merekomendasikan jam kerja dan jam pulang kepada setiap karyawan. Menjadikan karyawan lebih disiplin, karena bisa datang maupun pulang di waktu yang tepat.

Selain itu, memudahkan karyawan yang melakukan overtime atau lembur terkait jam lemburnya. Hal ini membuat tim HRD tidak perlu repot lagi mendata karyawan yang lembur dan melakukan perhitungan upah lembur.

Bahkan jika ada karyawan mengadakan rapat yang berlangsung di luar kantor, maka perusahaan dapat mengestimasikan lamanya waktu meeting tersebut. Jika karyawan melakukan rapat dengan tepat waktu, dampak baiknya ialah bisa meningkatkan efektivitas waktu kerja karyawan. Sehingga mereka bisa mengerjakan tugas lainnya secara efektif.

3. Melacak Posisi Karyawan dengan Akurat

Software absensi membuat perusahaan bisa melacak posisi karyawan dengan cara yang akurat. Bahkan bagi karyawan yang sedang rapat di luar pun, memudahkan perusahaan mengetahui posisi tepatnya keberadaan karyawan tersebut.

Sehingga tidak ada lagi yang namanya kecurangan akibat karyawan yang belum tidak di lokasi tempat meeting dilakukan. Karena karyawan yang curang bisa langsung diketahui, Ketika mereka menginput absen saat bukan di lokasi yang telah ditetapkan perusahaan.

4. Upload Foto untuk Dijadikan Bukti

Beberapa aplikasi absensi menawarkan fitur untuk unggah foto terbaru saat karyawan menginput absen. Melalui foto inilah, karyawan bisa membuktikan bahwa mereka melakukan absensi di lokasi kantor atau tempat yang telah ditentukan perusahaan. Selain itu, waktunya pun tidak dapat dimanipulasi.

Adanya fitur yang satu ini sangat berguna bagi karyawan yang tengah melakukan pekerjaan di lapangan atau di luar kantor. Dengan melampirkan foto, maka karyawan bisa membuktikan jika mereka sudah tiba di kantor atau tempat yang telah ditugaskan perusahaan dengan tepat waktu.

5. Meminimalisir Kesalahan Perhitungan Gaji

Bagi perusahaan yang mengutamakan kehadiran karyawan dan memotong gaji karyawan apabila karyawan sering absen, maka adanya software absensi ini sangat berguna. Sebab membuat tim HRD dapat melakukan perhitungan gaji sesuai dengan data karyawan yang valid.

Biasanya perhitungan tersebut akan menginputkan data ketidakhadiran, keterlambatan, maupun variabel yang lainnya yang dapat berpengaruh pada nilai upah karyawan yang akan diberikan perusahaan.

Dengan demikian tiap karyawan akan menerima hak gaji berdasarkan jumlah waktu/hari bekerja karyawan itu sendiri. Apabila ada perhitungan bonus untuk pekerjaan di luar kantor misalnya, maka perhitungan pun dapat dilakukan dengan tepat.

6. Karyawan Bisa Membuat Catatan Khusus

Pada beberapa software absensi karyawan, ada yang memiliki fitur untuk membuat catatan khusus. Melalui catatan khusus inilah, karyawan yang datang terlambat bisa menyertakan alasan yang tepat. Namun Kembali lagi, perusahaan juga berhak memutuskan validasi alasan yang dijelaskan oleh karyawan melalui software ini.

Akan tetapi, adanya catatan ini bisa membantu karyawan yang benar-benar tidak bisa datang bekerja tepat waktu karena sesuatu hal. Sebab selain melampirkan catatan, mereka juga bisa menambahkan foto sebagai bukti kuat yang menyertai alasan tersebut. Di samping itu, keterangan tersebut pun dapat dipakai untuk dijadikan sarana pelaporan, apabila meeting atau pekerjaan di luar kantor terkendala.

Tips Memilih Software Absensi Online

Mengingat cukup banyak penyedia jasa software absensi yang ada, Anda harus melakukan seleksi aplikasi absensi dengan tepat untuk perusahaan Anda. Ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan saat memilih aplikasi absensi, diantaranya :

1. Pahami Kebutuhan Kantor

Sebelum menyeleksi aplikasi absensi, sebaiknya ketahui dulu apa yang dibutuhkan oleh kantor. Sebab hal inilah yang nantinya dijadikan standar untuk memilih software terbaik sesuai perusahaan kamu. Pastikan apakah aplikasi tersebut hanya menginput data waktu kedatangan dan kepulangan karyawan saja, atau justru sekaligus bisa menginput keterangan sakit/izin, atau mungkin bisa sekaligus mengintegrasikannya dengan fitur payroll.

Kamu juga harus mempertimbangkan pemilihan software ini dengan jumlah karyawan yang ada di perusahaan. Sehingga bisa menekan biaya pengeluaran dan penggunaan absensi online lebih efektif juga efisien bagi perusahaan.

2. Kompatibel

Sebuah software absensi harus bersifat kompatibel terhadap perangkat apapun, sehingga karyawan yang menggunakan berbagai macam perangkat sekalipun bisa mengakses aplikasi tersebut dengan mudah. Mengingat tidak semua karyawan memiliki perangkat smartphone dengan tipe dan merek yang sama. Jadi, pastikan aplikasi ini bisa dipakai oleh perangkat dari semua versi sistem operasi.

3. Harus Akurat

Faktor yang harus dicari saat memilih aplikasi absensi yaitu harus akurat. Karena faktor inilah yang paling penting dan dibutuhkan oleh perusahaan. Dengan aplikasi absensi karyawan diharapkan dapat meningkatkan efisiensi sekaligus meminimalisir terjadinya tingkat kecurangan pada karyawan. Hal ini, membuat karyawan dapat bekerja secara disiplin juga tepat waktu. Bisa kita bandingkan jika memakai absen manual, yang tingkat keakuratannya masih sangat kurang sehingga diragukan.

4. User Friendly

Mengingat setiap perusahaan tidak diisi oleh karyawan yang usianya sama rata semua, melainkan dari berbagai kalangan usia mulai dari usia 18 tahun misalkan hingga ada yang berusia 50 tahunan. Oleh sebab itu, software absensi yang Anda pilih harus memenuhi poin ini. Pastikan Anda memilihkan aplikasi yang user friendly alias bisa digunakan oleh seluruh karyawan dari berbagai Kalangan usia tersebut. Sehingga bagi orang-orang yang tidak terlalu melek teknologi sekalipun, bisa menggunakannya.

5. Adanya Fitur Employee Self Service

Employee self service atau sering disingkat ESS, ini adalah inti dari penggunaan aplikasi absensi. Di mana fitur ini memungkinkan karyawan dapat memenuhi semua keperluan administrasi mereka dengan cara mandiri, agar mereka dapat mengakses semua hal yang diperlukan tanpa membuat pihak lain harus menunggu.

Contohnya saja, jika karyawan membutuhkan slip gaji misalnya, maka slip gaji tersebut sudah otomatis tersedia dalam aplikasi absensi. Oleh karenanya, mereka tak perlu lagi harus menunggu admin perusahaan untuk mencetak slip gajinya. Tak hanya itu saja, dalam hal keperluan administrasi, karyawan bisa melengkapi administrasi mereka langsung dengan menginputnya memakai aplikasi.

ESS tersebut sangat mempermudah tim administrasi dan karyawan agar waktu mereka lebih efisien. Mereka tak perlu harus bekerja dua kali sebab proses input administrasi cukup dilakukan sekali saja oleh karyawan. Hal ini juga bisa meminimalisir terjadinya kesalahan penginputan.

6. Integrasi Payroll

Jika perusahaan kamu sedang mencari aplikasi absensi, maka sudah seharusnya mencari aplikasi yang terintegrasi dengan sistem payroll. Dimana payroll yang dimaksud di sini yaitu sistem penggajian berdasarkan rekapan absensi SDM yang dikumpulkan. Dengan begitu, hasil absensi bisa berpengaruh langsung terhadap jumlah upah karyawan beserta potongannya.

Contohnya, Ketika karyawan melakukan izin atau terlambat datang ke kantor, maka sistem payroll dengan otomatis akan melakukan pemotongan upah sesuai dengan aturan yang berlaku. Hal ini juga berlaku saat karyawan lembur, maka perhitungan gajinya pun bisa dijumlahkan secara otomatis.

Melalui payroll inilah, membuat tim HRD dapat bekerja secara cepat, mereka tak perlu lagi menggunakan cara manual untuk melakukan perhitungan gaji. Sebab hasil akhir perhitungan gaji karyawan dapat terlihat secara otomatis.

7. Mencari Tahu Informasi Tentang Software Absensi yang Dipilih

Jika sudah menemukan software absensi pilihan Anda, maka sebaiknya ketahui dulu informasi lengkap tentang produk software tersebut lewat laman resminya. Sebab informasi tersebut sangat berguna bagi perusahaan untuk memutuskan apakah aplikasi tersebut benar-benar dibutuhkan oleh perusahaan ataukah tidak.

Selain itu, kamu juga bisa meminta bantuan dengan menanyakan aplikasi absensi tersebut kepada rekan yang memang sudah lebih paham tentang penggunaan software ini.

8. Fitur Lengkap

Kelengkapan fitur mungkin bukan yang utama dan satu-satunya yang harus dipertimbangkan saat memilih aplikasi absensi. Akan tetapi, tak ada yang salah juga jika Anda memilih software absensi dengan fitur serba ada untuk bisa dimanfaatkan oleh seluruh karyawan perusahaan.

9. Mencoba Versi Trial

Jika ingin membeli software untuk absensi karyawan, sebaiknya coba dulu versi trial aplikasi/software tersebut. Biasanya perusahaan software menawarkan versi trial terlebih dahulu untuk dicoba kliennya, tujuannya untuk meningkatkan kepercayaan klien terhadap jasa penyedia software tersebut.

Jika merasa sudah cocok dengan aplikasinya, maka bisa langsung melakukan pembelian aplikasi tersebut.

10. Pilih dari Pengembang Terpercaya dan Profesional

Poin ini juga sangat penting, karena kinerja sebuah software tentu dipengaruhi oleh pengembang yang meluncurkan aplikasi tersebut. Silahkan cari informasi terkait track record jasa penyedia software tersebut. kamu harus mengetahui pengalaman perusahaan penyedia tersebut dalam menjalankan usahanya.

Dengan mempertimbangkan 10 poin di atas, kamu bisa menentukan mana software absensi yang tepat untuk kebutuhan perusahaan Anda. Masih bingung dan belum mendapatkan aplikasi absensi yang tepat untuk perusahaan?

Jangan khawatir, direkomendasikan aplikasi absensi yang sudah terintegrasi dengan sistem payroll dan menyajikan semua kebutuhan usaha kamu dengan aplikasi Talenta. Software absensi Talenta By Mekari menawarkan dashboard lengkap. Membuat tim HR bisa menambah, melakukan pengaturan hingga menyesuaikan jadwal karyawan secara langsung melalui software absensi Talenta.