10 Tips Memilih Aplikasi Gaji yang Sesuai dengan Perusahaan

Reporter : Alfi Salima Puteri
Selasa, 15 November 2022 16:14
10 Tips Memilih Aplikasi Gaji yang Sesuai dengan Perusahaan
Kehadiran aplikasi gaji juga mampu memudahkan karyawan saat ingin mengajukan ijin atau mengakses data-data penting miliknya.

Dream - Banyak manfaat dan keuntungan menggunakan aplikasi gaji atau HRIS untuk perusahaan. Selain meringankan pekerjaan HRD, kehadiran aplikasi gaji juga mampu memudahkan karyawan saat ingin mengajukan ijin atau mengakses data-data penting miliknya.

Kamu pasti mulai bertanya-tanya, kira-kira aplikasi gaji manakah yang paling tepat untuk digunakan di kantor atau perusahaan? Gak usah bingung, berikut ini cara memilih aplikasi gaji berkualitas yang bisa diterapkan sekarang juga.

1. Pastikan Memiliki Fitur-Fitur Terlengkap

Kriteria pertama dalam memilih app gaji berkualitas adalah kelengkapan fitur yang ditawarkan. Saat hendak berlangganan aplikasi gaji, pastikan kamu memilih aplikasi dengan fitur-fitur terbaru dan terlengkap.

Tentu saja, fitur utama yang wajib ada ialah otomatisasi penggajian. Namun, jangan fokus pada fitur itu saja. aplikasi gaji saat ini telah berkembang kian pesat, termasuk dalam perhitungan pajak, BPJS, dan bahkan klaim reimbursement secara otomatis.

Jika mendapat penawaran beberapa aplikasi, coba bandingkan fitur-fitur yang ditawarkan terlebih dahulu. Kamu tidak harus memilih aplikasi dengan fitur paling lengkap, tapi pilihlah aplikasi yang fitur-fiturnya paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

2. Telah Teruji Cepat dan Akurat

Cara memilih aplikasi gaji berkualitas selanjutnya adalah perhatikan keakuratan data yang ditampilkan. Jangan sampai kamu memilih aplikasi yang salah, sampai data kehadiran karyawan pun tidak terekap dengan baik. Mulai dari banyaknya data invalid, proses loading lama, hingga sering mengalami error atau bug.

Semua kelemahan tersebut pasti mengganggu kinerja kamu sebagai tim HR. Oleh karena itu, pastikan memilih aplikasi gaji yang telah teruji cepat dan akurat. Untuk memastikan hal ini, coba lakukan tes rekap data pada aplikasi, dan analisis bagaimana pengalaman selama menggunakan aplikasi tersebut. Analisis juga bagaimana pelaporan yang dihasilkan oleh aplikasi tersebut, apakah hasilnya sudah akurat atau belum.

Aplikasi gaji© Shutterstock.com

3. Penyimpanan Data Terbukti Aman

Selain memperhatikan kecepatan dan keakuratan aplikasi, kamu juga wajib mempertimbangkan segi keamanan yang ditawarkan. Ini adalah kriteria penting yang tidak boleh dilewatkan.

Sebab, percuma saja jika fitur-fitur aplikasi-nya lengkap, hasil datanya akurat, tapi penyimpanan datanya tidak aman. Semua data yang kamu upload pasti rawan hilang dan rusak. Jadi, pastikan kamu memilih aplikasi gaji yang dilengkapi cloud server berstandar dan telah terjamin keamanannya.

4. Tampilan Simpel dan Mudah Digunakan

Cara memilih aplikasi gaji yang keempat adalah perhatikan desain tampilan aplikasi. Apakah tampilan yang dihadirkan cukup mudah digunakan atau justru sebaliknya. Poin ini terlihat sepele, namun jangan sampai diremehkan.

Sebab, desain tampilan yang tidak user-friendly hanya akan menyulitkan pekerjaan kamu. Pekerjaan yang harusnya selesai dalam hitungan menit, menjadi molor berjam-jam karena kesulitan menggunakan aplikasi.

Pilihlah aplikasi gaji yang memiliki desain simpel dan mudah digunakan. Untuk mengetahui hal ini, kamu hanya perlu uji coba atau tes penggunaan aplikasi bersangkutan. Jika pengalaman pertama menggunakan aplikasi tersebut terasa membingungkan, itu artinya desain tampilan yang dihadirkan aplikasi tersebut kurang user-friendly.

Namun, jangan mengetesnya sendirian. Bisa jadi, kesulitan penggunaan aplikasi tersebut bukan disebabkan tampilan aplikasinya yang bermasalah, tapi karena kurangnya pemahaman terhadap aplikasi itu. Coba lakukan beberapa kali uji coba terhadap 3-5 orang. Jika kelima orang mengatakan kebingungan, bisa dipastikan aplikasi tersebut memang susah dioperasikan.

5. Fleksibel dan Memudahkan Update Data

Lanjut ke poin kelima dalam memilih aplikasi gaji berkualitas. Pilihlah aplikasi yang dapat digunakan secara fleksibel, terutama dalam mengatur skema penggajian di kantor atau perusahaan.

Sebab, dalam pembagian gaji dan pengelolaan SDM, sebuah kantor atau perusahaan pasti menerapkan aturan yang dapat berubah sewaktu-waktu. Misalnya, di tahun ini belum ada tunjangan makan siang, namun di tahun berikutnya diberlakukan tunjangan makan siang.

Maka, skema penggajian di aplikasi gaji pun ikut berubah. Jadi, pastikan memilih aplikasi gaji yang bisa diatur dan diubah-ubah secara fleksibel.

1 dari 3 halaman

6. Dapat Diakses Karyawan secara Praktis

Cara memilih aplikasi gaji selanjutnya adalah pertimbangkan soal aksesibilitas aplikasi. Apakah aplikasi dapat diakses secara mudah dan praktis oleh semua karyawan, atau sebaliknya. Misalnya, dari segi device yang disarankan. Apakah apk gaji tersebut hanya bisa diakses melalui PC atau juga bisa digunakan melalui smartphone.

Jika melalui smartphone juga bisa, berarti karyawan akan lebih dimudahkan dalam mengaksesnya. Karena jika hanya bisa diakses melalui PC, pasti tidak semua karyawan bisa mengakses aplikasi tersebut.

7. Kompatibel dengan Device yang Kamu Miliki

Salah satu kriteria yang tidak boleh dilewatkan dalam memilih aplikasi gaji adalah kompatibilitas device yang disarankan. Pastikan kompatibilitas device yang disarankan aplikasi gaji yang dipilih sesuai dengan device yang dimiliki di kantor atau perusahaan.

Kalaupun tidak sesuai, pastikan kompatibilitas device yang disarankan tidak terlalu sulit didapat dan harganya pun sesuai dengan budget kamu.

Aplikasi gaji© Shutterstock.com

8. Harga dan Sistem Pembayaran Kompetitif

Lanjut pada cara memilih aplikasi gaji ke-8, salah satu kriteria yang perlu diperhatikan ialah harga dan sistem pembayaran yang ditawarkan. Pilih aplikasi gaji yang menawarkan harga dan sistem pembayaran fleksibel, sehingga tidak menyulitkan kamu dalam membayar biaya implementasi/langganannya. Kamu bisa membandingkan harga beberapa aplikasi dan pilih yang paling sesuai dengan budget.

9. Aplikasi Telah Dipercaya Banyak Klien

Daftar klien yang pernah di-handle oleh vendor aplikasi gaji yang akan dipilih juga penting untuk dipertimbangkan. Jika aplikasi gaji tersebut telah digunakan oleh banyak kantor atau perusahaan, berarti aplikasi tersebut telah dipercaya banyak klien.

Cari tahu juga apakah klien-klien itu puas dengan produk dan layanan yang diberikan oleh vendor tersebut. Jangan memilih aplikasi gaji yang belum jelas client reference–nya. Bisa-bisa kamu menjadi kelinci percobaan dan sering mengalami error atau bug.

10. Didukung Tim Support Secara Total

Kriteria kesepuluh yang perlu dipertimbangkan dalam memilih aplikasi gaji adalah layanan tim customer support/bantuan teknisi yang ditawarkan. Pilihlah apps gaji yang memiliki tim profesional dan siap membantu selama 24/7 jika mengalami kendala penggunaan aplikasi. Baik secara online melalui chat, telepon, PC remote atau pun kunjungan langsung ke tempat Anda.

2 dari 3 halaman

Demikian cara memilih aplikasi gaji berkualitas yang bisa diterapkan untuk perusahaan kamu. Dari 10 kriteria di atas, direkomendasikan menggunakan Aplikasi Jurnal dari Mekari. Aplikasi ini mampu memudahkan kamu dalam mengelola kehadiran, penggajian, hingga perhitungan pajak dan BPJS karyawan secara otomatis.

Bahkan, karyawan juga bisa mengajukan ijin dan mengakses data karyawan secara online lho! Tentu sangat memudahkan dan sudah pasti disukai karyawan millennial yang sangat technology-savvy. Harga dan sistem pembayaran yang ditawarkan pun cukup variatif, tersedia pembayaran beli putus/ berlangganan bulanan dan tahunan.

Rekomendasi Aplikasi Gaji Terbaik di Indonesia

1. Mekari Talenta

Mekari Talenta adalah software yang digunakan untuk mengelola data karyawan atau sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan dengan berbasis web atau cloud. Banyak benefit yang bisa dirasakan dari penggunaan aplikasi ini.

Aplikasi ini irit terhadap memori, hal ini disebabkan karena basis yang digunakan adalah web atau cloud. Selama ada konektivitas internet, maka data karyawan dapat diakses dengan mudah.

Bisa mengatur keperluan lain yang dibutuhkan karyawan. Misalnya saja untuk cuti, absensi, data karyawan lama dan baru, bahkan dapat disambungkan ke dalam jaringan data fingerprint scanner. Hal ini tentu juga memudahkan perusahaan untuk membangun sistem penggajian yang baik dan terintegrasi.

Aplikasi gaji© Shutterstock.com

2. Payroll Bozz

Meski nama aplikasi ini adalah payroll, tetapi fitur-fitur yang ditawarkan tidak hanya mengenai payroll saja. Aplikasi ini menawarkan berbagai fitur yang mampu membantu karyawan menyelesaikan berbagai macam pekerjaan.

Salah satu fitur yang ditawarkan adalah employee self service, yaitu fitur yang memberikan akses kepada karyawan untuk memasukkan data ataupun hasil pekerjaannya secara mandiri.

Tak hanya itu, ada juga fitur online request and approval yang dapat digunakan oleh karyawan untuk menyampaikan usulan kebijakan-kebijakan kepada atasan.

Payroll Bozz ini juga menawarkan free trial terlebih dahulu untuk dicoba. Jika memang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, maka langkah selanjutnya bisa melakukan pembelian dengan beberapa pilihan paket yang telah ditentukan.

 

3 dari 3 halaman

3. Weefer

Weefer menyatakan diri sebagai pionir yang menciptakan beragam solusi dengan menggunakan teknologi informasi.

Hampir sama dengan aplikasi sebelum-sebelumnya, Weefer menawarkan berbagai macam fitur untuk pengelolaan sumber daya manusia dalam perusahaan. Untuk itu, Weefer sangat cocok digunakan untuk perusahaan dengan skala besar.

Tak hanya aplikasi gaji, Weefer juga menawarkan berbagai aplikasi untuk mengatur tugas serta pekerjaan karyawan, baik itu secara individu maupun tim.

Weefer juga mengadakan free demo bagi perusahaan yang ingin mencoba, sekaligus training penggunaan aplikasi ini.

4. Andal PayMaster

Aplikasi ini merupakan salah satu produk keluaran Andal Software. Aplikasi ini dapat membantu mengelola data karyawan yang berhubungan dengan sistem kehadiran, pembayaran pajak serta asuransi kesehatan karyawan.
Aplikasi ini hadir dengan versi yang dapat diperbarui dan menyesuaikan dengan permintaan dan kebutuhan pasar.

Aplikasi ini berbasis perangkat lunak dan untuk penggunaannya, perusahaan diwajibkan untuk meng-install terlebih dahulu ke dalam perangkat komputer.

Produk ini bisa dipesan langsung melalui website resmi Andal Paymaster. Tapi yang perlu diingat, jika sudah menggunakan aplikasi ini maka jangan malas untuk melakukan proses updating ketika dibutuhkan. Tujuannya agar dapat mencoba dan menikmati setiap ada perubahan atau penambahan fitur tertentu.

5. Sleekr

Sleekr merupakan salah satu aplikasi dari Mekari yang telah menobatkan dirinya sebagai aplikasi gaji teraman dan banyak dipercayai oleh karyawan. Banyak fitur canggih yang ditawarkan oleh aplikasi ini, salah satunya untuk memudahkan mengatur waktu gajian karyawan.

Aplikasi ini juga menawarkan sistem perusahaan yang terpusat. Dimulai dari data karyawan, administrasi bisnis hingga sistem payroll karyawan.

Tak hanya itu saja, Sleekr juga menawarkan aplikasi untuk akuntansi, yaitu Sleekr Accounting yang dapat digunakan untuk merencanakan serta mengevaluasi kondisi keuangan perusahaan.

Nah, itulah dia 10 tips mudah dalam memilih aplikasi gaji yang bisa kamu ikuti. Semoga dapat dijadikan referensi dan tolak ukur supaya kamu tak salah pilih, ya. Sesuaikan dengan kebutuhan dan kredibilitas aplikasi adalah poin penting yang harus diingat dalam memilih aplikasi gaji untuk perusahaan.

Beri Komentar