Dream - Pengelolaan invoice adalah salah satu tiang pancang dalam pondasi bisnis. Makin baik cara invoice dikelola, niscaya makin kokoh suatu bisnis. Tapi cara mengelola invoice yang terdiri atas berlembar-lembar kertas bukan perkara mudah.

Kerja manual memproses tagihan, dari menerima, verifikasi, menyetujui, hingga menyimpannya, membutuhkan upaya ekstra agar tak ada yang luput terperiksa.

Sebuah riset oleh Sapio Research dan Wax Digital mendapati sebanyak 82% departemen finansial dari 200 perusahaan yang disurvei mengaku kerepotan menangani banyaknya invoice yang mesti diproses per hari. Selain banyak, faktur-faktur itu pun bervariasi.

Namun mengingat pentingnya faktur itu dan betapa besar manfaatnya buat perusahaan, tim finansial tetap mesti melakukannya.

Secara umum, pemrosesan faktur butuh waktu yang panjang dan berliku. Setelah faktur masuk, tim menerima dan mengeceknya, lalu menyampaikannya ke atasan yang berwenang memberikan persetujuan. Bila disetujui, faktur lantas diproses dalam sistem perencanaan sumber daya perusahaan dan dibayar.

Proses ini tak jarang diwarnai kekeliruan dalam memasukkan data dan mengakibatkan keterlambatan atau penundaan proses bisnis. Belum lagi adanya invoice yang tercecer atau terlewat saat dalam proses persetujuan. Masalah inilah yang mendasari kemunculan teknologi otomasi untuk pengelolaan invoice. Anda sebagai pelaku bisnis bisa gunakan Aplikasi eFaktur KlikPajak by Mekari untuk memudahkan pengelolaan invoice secara otomatis

Apa itu pengelolaan invoice?

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia versi daring, invoice atau faktur adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi keterangan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar. Terdapat sejumlah jenis invoice, antara lain:

1. Invoice final

Ini jenis invoice paling umum yang dikirim ke klien setelah pekerjaan selesai. Isinya nama kedua belah pihak yang bertransaksi, produk, alamat pengiriman, jumlah, nilai produk, nomor tagihan, serta tanda tangan. Faktur ini juga memuat batas waktu pembayaran.

2. Invoice pro forma

Faktur ini bukan berupa tagihan, melainkan hanya perkiraan tagihan atas barang/jasa yang akan diselesaikan supplier atau klien. Isi faktur ini bisa diubah setelah urusan kedua belah pihak selesai.

3. Invoice sementara

Invoice ini biasanya digunakan untuk proyek besar yang mencakup persetujuan kedua belah pihak yang berurusan. Isinya antara lain berupa persetujuan atas beberapa kali pembayaran. Bagi usaha mikro, kecil, dan menengah, penggunaan faktur ini bermanfaat untuk menjaga cash flow ketika mengerjakan proyek dalam jangka waktu lama.

4. Invoice berulang

Ini invoice yang biasanya digunakan untuk kerja sama dalam jangka panjang atas pekerjaan yang sama. Pengelolaan invoice berulang bisa menggunakan aplikasi eFaktur yang dapat memproses dan mengirim faktur tersebut secara periodik.

5. Invoice lewat tenggat

Ketika klien tidak memproses invoice final, invoice ini biasanya dikirim untuk memberitahukan keterlambatan itu. Faktur ini juga bisa berisi denda atau biaya tambahan atas keterlambatan pembayaran tagihan sebelumnya.

Suatu usaha lazimnya membutuhkan invoice dalam kegiatan bisnis. Lembar tagihan ini membantu perusahaan melacak dan membayar supplier atau rekanan bisnis. Secara sederhana, prosesnya dimulai dari penerimaan tagihan dari pihak ketiga, verifikasi isinya, lalu memproses akhir faktur tersebut. Tapi itu baru garis besarnya. Pada praktiknya, pengelolaan invoice adalah pekerjaan yang melelahkan.

Invoice biasanya diberikan kepada orang di perusahaan yang menangani suatu proyek atau pekerjaan tertentu. Orang itu lantas meneruskannya ke tim keuangan. Bila ada masalah dalam tagihan, tim keuangan akan mengembalikannya ke orang pertama yang mengirimnya. Karyawan itu lalu mengirim kembali invoice ke supplier atau rekanan bisnis untuk diperbaiki, dan kemudian kembali ke proses awal.

Namun bahkan bila invoice dari supplier sudah sesuai, masih ada kemungkinan terjadi masalah. Misalnya petugas data entry keliru memasukkan data ke sistem pengelolaan invoice perusahaan. Demikian juga dalam proses pembayaran tagihan lewat perbankan.

Untungnya, kini sudah ada teknologi untuk memproses invoice secara otomatis. Proses ini bukannya tanpa risiko kesalahan. Tapi penggunaan aplikasi eFaktur dalam sistem tagihan akan sangat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan, khususnya tim keuangan.

Manfaat otomasi pengelolaan invoice

Menggunakan teknologi otomasi dalam mengelola invoice memberikan sederet manfaat. Di antaranya:

1. Risiko keliru lebih kecil

Cara konvensional untuk mengelola tagihan adalah dengan metode manual, termasuk dalam memasukkan data. Proses manual ini rentan dilingkupi kesalahan karena dilakukan oleh tenaga manusia. Sedangkan teknologi aplikasi eFaktur dalam membuat invoice lebih dapat dipastikan akurasinya. Otomasi proses invoice antara lain dapat:

● Meminimalkan kesalahan manusia
● Mencegah pembayaran ganda atau berlebih
● Membuat laporan, perencanaan keuangan, dan audit jauh lebih akurat dan praktis
● Menandai kejanggalan-kejanggalan yang ditemukan secara otomatis

2. Hemat biaya

Dalam kebanyakan bisnis, uang adalah salah satu penggerak utama. Hal ini senapas dengan konsep otomasi pengelolaan invoice, yakni untuk menghemat biaya. Lewat penggunaan teknologi digital, jumlah tenaga untuk memproses tagihan bisa dikurangi. Risiko timbulnya biaya atau beban tambahan akibat kesalahan data pun bisa ditekan.

3. Hemat waktu

Waktu adalah segalanya jika ingin memajukan usaha. Ketika tim keuangan bisa mengerjakan tugasnya mengelola invoice secara otomatis, mereka bisa memanfaatkan lebih banyak waktu untuk pekerjaan lain yang tak kalah penting.

4. Riwayat laporan terjaga

Salah satu tantangan besar dalam mengelola invoice adalah menjaga setiap dokumen tidak hilang atau tercecer. Tantangan itu dengan mudah teratasi bila menggunakan aplikasi eFaktur untuk pengelolaan tagihan yang mampu menyimpan riwayat laporan dan mudah diakses setiap saat.

5. Terintegrasi

Suatu aplikasi eFaktur untuk invoice pada umumnya menawarkan layanan yang luas, bukan hanya soal faktur tagihan. Lewat teknologi ini, perusahaan tidak hanya dapat menyetujui pengajuan tagihan, tapi juga sekaligus memproses pencairannya dalam satu waktu.

Cara otomasi pengelolaan invoice

Tagihan dapat dikelola secara otomatis sejak pertama kali diterima. Dari detik ketika sudah ada kebijakan dan prosedur pengelolaan tagihan, otomasi sudah bisa dilakukan. Secara garis besar, otomasi ini berarti menempatkan seluruh proses dari hulu hingga hilir dalam satu mesin pemrosesan. Mesin ini ditenagai kemampuan teknologi untuk menjalankan kebijakan dan prosedur tagihan yang telah disusun.
Cara otomasi diantaranya melalui:

● Pembuatan invoice dengan faktur yang telah tersedia sesuai dengan kebutuhan. Formulir faktur disajikan secara online dan dapat diunduh siapa saja yang memerlukannya, khususnya untuk memproses tagihan berulang.

● Ada notifikasi saat harus membuat, memproses, ataupun menolak pengajuan tagihan.
● Ada notifikasi saat tagihan mendekati tenggat, sudah masuk tenggat, atau melewati tenggat.
● Otomatis memproses pembayaran, khususnya untuk tagihan berulang karena sudah ada jadwal selesainya pekerjaan dan pencairan invoice.

Pengelolaan invoice bukan pekerjaan ringan karena banyak faktor yang mempengaruhi. Teknologi otomasi melalui aplikasi eFaktur seperti KlikPajak by Mekari dapat membantu meringankan pekerjaan yang sangat penting dalam membina usaha ini.

Rekomendasi Aplikasi eFaktur Terbaik untuk Para Pelaku Bisnis

Di era digital saat ini, para pelanggan dan masyarakat umumnya ingin serba cepat dan praktis. Tidak terkecuali, dalam hal berbelanja. Para pelaku bisnis perlu mempertimbangkan aplikasi eFaktur yang ideal untuk memenuhi tuntutan kemajuan teknologi. Mari simak artikel berikut.

Kenapa sih aplikasi eFaktur itu penting bagi bisnis anda? Bayangkan, ketika toko atau tempat usaha anda masih mengandalkan pencatatan transaksi secara manual berbasis spreadsheet atau Excel. Tidak hanya membutuhkan banyak waktu dan tenaga, bisnis anda juga kemungkinan menghadapi risiko kesalahan manual yang berdampak fatal atau kerugian finansial. Maka itu, aplikasi eFaktur yang canggih mutlak dibutuhkan mengingat, beberapa permasalahan berikut:

● Pengeluaran yang tidak terkontrol
● Memakan banyak waktu untuk membuat laporan
● Sulit dalam perhitungan keuntungan atau kerugian
● Perhitungan data yang tidak akurat.