Ingin mencoba?
Dream – Ketika bisnis berkembang dengan baik, tentunya ada keinginan untuk menambah jumlah karyawan. Dengan semakin banyaknya karyawan, tentu diperlukan ruangan yang yang lebih besar lagi.
Itu artinya, saat yang tepat untuk pindah kantor.
Membayangkan kata “ pindah kantor” tentu terlintas beragam aktivitas seperti angkut-mengangkut barang. Sebut saja kursi, meja, lemari kabinet, buku, dan dokumen-dokumen penting.
Aktivitas ini tentunya menguras banyak tenaga dan waktu. Misalnya dengan menggunakan sumber daya manusia (SDM) lokal, proses pindahan ini bisa memakan waktu berhari-hari.
Belum lagi ketika karyawan meminta cuti untuk beristirahat, tentu mereka sudah mengeluarkan banyak tenaga untuk pindah kantor. Karyawan libur dan bisnis bisa berhenti sementara dan berpotensi bisa menimbulkan kerugian.
Tenang, ada beberapa tips yang bisa dilakukan untuk menghemat waktu dan energi untuk pindah kantor dari Deputy Director Rajapindah.com, Leopold Djapari saat berbincang dengan Dream.co.id.
Perencanaan Matang
Alasan tepat untuk pindah. Misalnya, ingin pindah kantor ke gedung yang lebih besar karena bisnisnya berkembang. Bisa juga pindah ke kantor yang ruangannya kecil karena penghematan.
Tentukan juga lokasi kantor baru, luas area yang dibutuhkan, keperluan barang, dan tenggat waktu kepindahan. Jika ingin menggunakan tenaga dari SDM kantor, lebih baik mulai berkemas untuk pindah kantor pada malam hari atau pada jam pulang kantor supaya jam kerja tidak terganggu.
Jangan lupa untuk menunjuk seseorang sebagai penanggung jawab tentang kepindahan kantor. Nantinya penanggung jawab ini akan berkoordinasi dengan departemen-departemen lain untuk pemindahan barang. Penanggung jawab ini bisa diambil dari seorang general manager atau bagian dari departemen HRD.
Gambaran Lokasi Kantor Baru
Alangkah baiknya jika desain kantor baru sudah dibuat. Misalnya satu ruangan akan diisi berapa orang karyawan, posisi duduknya seperti apa.
Hal ini bertujuan untuk menentukan seberapa banyak barang yang dibutuhkan untuk ruangan baru. Jangan lupa untuk memberikan ruang bagi kursi dan meja kerja. Sebaiknya juga menyisakan satu ruangan untuk dijadikan gudang penyimpanan barang-barang yang tidak terpakai.
Mengorganisasi Tim
Leopold menyaranka, setiap departemen memiliki satu orang yang berkomunikasi dengan penanggung jawab kepindahan kantor. Dia juga bertanggung jawab untuk memastikan arus keluar masuk barang dari departemennya.
Jasa Angkut Barang
Dengan menggunakan jasa ini, vendor akan mengurusi pengangkutan barang dari kantor lama ke kantor baru. Vendor jasa pindah kantor biasanya menyediakan material yang diperlukan untuk pengangkutan barang, seperti kardus, bubble pack, dan kardus.
Tenaga vendor yang terampil pun bisa mempercepat proses pemindahan barang. Misalnya, kalau dilakukan oleh orang kantor, proses pindah kantor bisa mencapai 5 hari, sedangkan dengan vendor bisa disingkat menjadi 3 hari. (Ism)
