Pebisnis Wajib Tahu, Ini Cara Mengelola Stok Barang dengan Mudah

Bagaimana sih caranya manajemen stok barang agar tidak membeli atau produksi terlalu banyak atau bahkan kurang stok?

Dream - Bagi kamu yang ingin membuka usaha pastinya perlu untuk menyiapkan hal-hal yang digunakan saat membuka usaha. Salah satunya adalah bagaimana mengelola stok barang dengan baik.

Selain itu, sebagai seorang pebisnis, tentu perlu untuk merencanakan produk yang ingin dijual, bahan bahan yang diperlukan, dan tempat untuk membuka bisnis.

Tetapi bagi kamu yang ingin membuka usaha kecil-kecilan pastinya belum cukup mempunyai modal untuk menyewa ruko ataupun melakukan produksi. Tetapi sebenarnya apakah tempat usaha seperti ruko atau toko itu menjamin sukses suatu usaha?

Belum tentu, karena bagi kamu yang tidak punya toko fisik pun bisa melakukan usaha. Berkembangnya teknologi saat ini sangat memudahkan masyarakatnya untuk mendapatkan penghasilan. Salah satunya memanfaatkan media online dan jejaring sosial.

Kamu juga dapat berdagang melalui marketplace yang sudah tersedia. Kamu juga bisa melakukannya di media sosial. Kamu bisa memanfaatkan rumah anda sebagai tempat penyimpanan stok barang sementara.

Bagaimana sih caranya manajemen stok barang agar tidak membeli atau produksi terlalu banyak atau bahkan kurang stok?

Cara Mengelola Stok Barang

Berikut cara mudah dan sederhana dalam manajemen stok barang, antara lain:

1. Sesuaikan dengan Data Transaksi

Maksud dari poin ini adalah mencatat hari hari besar yang berkemungkinan meningkatnya penjualan usaha kamu. Contohnya, kamu menjual baju muslim seperti gamis, koko yang memiliki warna sama dan model yang sama seperti baju couple. Pastinya akan ada hari di mana meningkatnya penjualan baju tersebut seperti menjelang bulan lebaran idul fitri.

Orang-orang akan berbondong-bondong mencari pakaian lebaran. Maka dari itu perlunya kamu menyiapkan stok lebih banyak jauh hari dari lebaran dilaksanakan.

Lalu jika produk kamu sudah habis sebelum lebaran, diusahakan jangan melakukan restock banyak seperti sebelumnya, karena intensitas transaksi akan menurun saat menjelang hari-hari terakhir menjelang lebaran.

Setiap produk pastinya memiliki masa kapan ia akan dicari. Seperti restoran atau tempat makan akan ramai jika saat weekend. Atau tempat penginapan akan ramai saat waktu liburan tiba.

Bagi kamu yang berjualan harus dapat memahami waktu yang tepat untuk restock barang agar tidak menjadi kerugian karena kelebihan produk.

2. Sesuaikan dengan Promosi

Sesuaikan produk kamu dengan promosi kamu. Jika promosi yang anda keluarkan tidak banyak, jangan memproduksi barang terlalu banyak.

Tetapi jika promosi kamu sangat bagus dan diminati banyak orang, kamu juga perlu meningkatkan jumlah produk.

Ada alternatif lain jika  tidak memiliki modal untuk membeli produk atau bingung untuk mengatur stok, kamu bisa melakukan sistem PO atau Pre Order. Apa itu PO? PO merupakan pemesanan pembelian yang dilakukan oleh pelanggan atau konsumen yang memesan sesuai dengan ukuran, warna dan karakteristik lain yang di inginkan oleh konsumen.

Jadi, kamu bisa menyesuaikan produksi produk kamu sesuai dengan pesanan dari pelanggan atau konsumen dan menjamin tidak terjadinya kelebihan produksi.

Kamu juga perlu memberi batasan produksi sesuai dengan kemampuan bisnis agar tidak kewalahan dalam melakukan produksi produk.

Ada tiga metode konvensional untuk menghitung siklus inventaris.

1. Metode kelompok kontrol

Metode ini melibatkan penghitungan satu sampel item secara teratur selama suatu periode. Tujuan dari metode kelompok atau grup kontrol adalah untuk melihat kondisi inventaris grup item tertentu sehingga dapat terlihat level perbedaannya.

Metode kelompok kontrol juga digunakan sebagai panduan untuk membantu kamu melakukan metode penghitungan.

2. Pengambilan sampel acak

Dalam penerapan metode ini, tidak ada aturan baku terkait item mana yang harus dipilih untuk dilakukan perhitungan stok. Sebagai pemiliki bisnis,  cukup memilih kelompok produk yang menurut kamu paling sesuai dengan kebutuhan penjualan.

3. Metode analisis ABC

Metode ini dijalankan dengan menyelesaikan perhitungan pada kelompok item tertentu. Kelompok barang ini ditentukan oleh tingkat prioritas kepentingan bisnis. Pengelompakan item ini bisa dilakukan berdasarkan harga maupun produk yang paling sering terjual.

Tidak ada aturan ketat dalam pengelompokan item ini, semuanya disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.

Penggunaan ketiga metode cycle counting ini disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan masing-masing. Pemilihan metode ini tergantung kebutuhan perusahaan, karena setiap perusahaan pasti memiliki kondisi inventaris berbeda.

Setelah selesai mengatur inventaris dan menyelesaikan penghitungan, selanjutnya kamu perlu melakukan audit untuk memastikan antara data perhitungan dan jumlah riil persediaan memiliki nilai yang sama.

3. Memperbaiki Pusat Register Database Produk

Metode ini berkaitan dengan software inventaris dan database produk-produk yang sudah diregister ke dalam sistem.

Ketika pelanggan membeli sebuah produk, kasir akan memasukkan barang tersebut ke dalam software daftar transaksi. Untuk memasukkan item ke dalam transaksi, terlebih dahulu dilakukan scanning pada barcode produk tersebut.

Setelah itu, kode item produk otomatis langsung masuk ke dalam software. Kemudian software akan melakukan perhitungan biaya transaksi dan sekaligus mengurangi jumlah inventaris yang ada di register produk.

Dalam metode ini, terkadang ada kesalahan di register produk. Hal ini menyebabkan harga produk yang tampil di daftar transaksi tidak sesuai. Sehingga harga produk bisa lebih atau kurang dari yang seharusnya.

Selain itu, terkadang juga dijumpai masalah yang mana kode barcode tidak dikenali oleh register. Hal ini jelas akan memberikan masalah karena kasir harus melakukan double check secara manual. Untuk mengatasi kedua masalah ini, solusinya adalah dengan memasukkan kode SKU ke dalam register.

SKU dapat digunakan untuk menemukan informasi produk, termasuk harganya. Sehingga ketika input produk di register sudah dilengkapi dengan SKU, kamu bisa melakukan cross check untuk mengurangi risiko kesalahan di daftar transaksi. Baik itu, salah harga atau kode barcode produk tidak terbaca oleh sistem.

Nomor SKU harus dimasukkan dengan benar agar tidak ada kesalahan ketika produk terjual. Dengan menggunakan software di mesin kasir, kamu dapat melihat nomor SKU produk dan membandingkannya dengan label barangnya. Jika labelnya cocok, lanjutkan dan tambahkan item tersebut ke daftar transaksi.

4. Menggunakan Laporan Penjualan

Laporan penjualan dapat memudahkan kamu melihat daftar barang yang telah terjual selama jangka waktu tertentu. Dengan menggunakan software akuntansi, kamu bisa dengan mudah melihat laporan penjualan bisnis Anda di periode-periode tertentu.

Untuk menjalankan manajemen persediaan, kamu  bisa memulainya dengan memilih laporan penjualan di periode tertentu untuk melihat jumlah inventaris produk.

Laporan ini juga dapat digunakan sebagai sarana pengambil keputusan terkait berapa banyak item yang harus ditambahkan untuk mengisi ketersediaan barang kembali. Selain itu, laporan penjualan juga digunakan untuk membuat Laporan Susun Ulang.

Laporan Susun Ulang digunakan untuk mengetahui kapan sebuah item harus segera di lakukan stok ulang. Dengan laporan ini, kamu bisa melihat item-item barang yang sudah mencapai ambang batas bawah persediaan.

Untuk menerapkan manajemen inventaris yang lebih baik dan rapi, kamu bisa menggunakan program stok barang Jurnal by Mekari. Dengan perangkat lunak tersebut, proses pengecekan persediaan dan stok barang menjadi lebih mudah dan efisien.