Pastikan Punya Rencana Cadangan Saat Tidak Hadir di Kantor

Tetap profesional ketika tidak masuk kantor.

Dream - Anda pasti pernah tidak bisa masuk kerja. Entah karena sakit atau alasan lainnya. Dalam situasi tersebut, produktivitas tentu sangat berkurang. Untuk menutupi kekurangan tersebut, Anda biasanya meminta tolong rekan kerja untuk menggantikan sementara.

Sayangnya, pelimpahan tugas tersebut kadang tidak berjalan sempurna. Mungkin rekan kerja tidak mampu menyelesaikan tugas yang Anda berikan

Seperti dikutip dari Gulf News, Minggu, 20 Desember 2015, agar pelimpahan tugas tidak menambah stres Anda, sebaiknya mempertimbangkan hal-hal berikut.

1. Memilih tim yang tepat

Pastilah sulit bagi siapa pun untuk melihat tugas lain di saat melakukan pekerjaannya sendiri. Selain repot, kadang tugas yang diberikan terlalu berat atau tidak sesuai dengan keahlian. Untuk itu pilihlah rekan yang benar-benar memahami pekerjaan Anda. Jika perlu, Anda mengajarkan cara mengerjakan tugas Anda jauh-jauh hari sebelumnya. Agar pelimpahan tugas tersebut berjalan dengan baik dan tidak menimbulkan masalah.

Pelimpahan tugas bukan sekadar menyerahkan tugas-tugas kepada rekan dan kemudian selesai. Tetapi Anda bisa memilih orang yang tepat, dan memberitahu mereka bahwa Anda akan selalu ada untuk menjawab pertanyaan dan memberikan arahan. Dengan demikian, jika ada rekan yang tidak memiliki keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan tugas yang Anda diberikan, Anda memiliki waktu untuk menemukan orang lain.

2. Mengomunikasikan dengan atasan

Saat memilih orang untuk dilatih mengerjakan tugas, buatlah situasi setransparan mungkin. Anda perlu membicarakan tugas-tugas yang dilimpahkan dengan atasan. Anda juga perlu memberitahu atasan bahwa pelatihan ini merupakan bagian dari pelimpahan tugas yang akan dilakukan untuk menutupi ketidakhadiran Anda. Masalahnya, sebagian karyawan mengira pelatihan itu sebagai bagian dari promosi.

3. Membuat dokumentasi tugas-tugas

Biasakan untuk mendokumentasikan tugas baru dan memperbarui yang sudah ada. Dan beritahu seseorang yang Anda percaya (atasan, misalnya) mengetahui lokasi dokumentasi ini. Pastikan bahwa informasi penting seperti password atau segala informasi rahasia perusahaan terlindungi. Tetapi juga pastikan bahwa ada yang tahu bagaimana mengaksesnya.

Jadi, selalu miliki rencana untuk memastikan perusahaan tidak mengalami situasi yang tidak produktif selama ketidakhadiran Anda. Percayalah, perencanaan seperti di atas akan membuat Anda memiliki nilai tinggi di mata perusahaan.