Dream - Kini semakin banyak teknologi yang dikembangkan untuk merampingkan alur kerja dan tugas bisnis sehari-hari, salah satunya adalah Enterprise Resource Planning (ERP).

Ada banyak vendor ERP Indonesia di luar sana yang menawarkan solusi tepat untuk bisnis. Dalam memilih vendor ERP harus memperhitungkan beberapa kriteria yang tetap.

Melakukan perbandingan antara vendor ERP akan sulit terjadi jika jumlah vendor yang ditargetkan terlalu banyak. Maka, sebaiknya mempersempit pilihan pada menjadi dua atau tiga vendor setelah melakukan investigasi secara online. Kemudian, minta masing-masing dari mereka untuk melakukan presentasi langsung kepada Anda.

Berikut ini adalah beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan ketika membandingkan satu penyedia sistem ERP dengan yang lain.

Penawaran Solusi ERP oleh Vendor

Ketika mencari vendor ERP Indonesia, fokuslah pada solusi yang Anda cari. Mungkin ingin menemukan vendor yang sudah berpengalaman selama bertahun-tahun, yang reputasinya sangat bagus, yang klien-kliennya adalah perusahaan ternama. Akan tetapi, hal pertama yang harus dicari tahu adalah solusi ERP yang mereka tawarkan.

Berikut ini adalah beberapa pertanyaan yang harus dicari tahu jawabannya:

● Apakah sistem ERP mereka memberikan solusi untuk berbagai isu yang Anda hadapi dalam bisnis Anda?
● Apakah mereka memiliki modul-modul yang Anda perlukan?
● Bagaimana sistem ERP mereka dapat mengintegrasikan dengan sistem ERP Anda saat ini (jika sudah ada)?
● Dapatkah sistem ERP mereka dikustomisasi atau disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda?
● Benarkah sistem ERP mereka mudah digunakan oleh orang-orang di luar IT?
Reputasi Vendor

Setelah memiliki daftar pendek vendor ERP yang paling mendekati kriteria, kini saatnya mencari tahu reputasi mereka. Bisa mencari tahu riwayat vendor secara online, misalnya melalui mesin pencarian dan media sosial. Bisa juga menanyakannya langsung pada calon vendor ERP.

Cari tahu siapa saja klien yang dilayani oleh vendor lebih penting lagi, Anda harus mencari referensi dari bisnis yang serupa dengan bisnis yang dijalankan, termasuk kompetitor.

Setelah mendapatkan daftar klien dari vendor, sebaiknya menjangkau mereka untuk mengetahui lebih lanjut tentang pengalaman mereka selama menggunakan sistem ERP dari calon vendor ERP Anda.

Dari sini Anda akan dapat mengetahui bagaimana vendor memperlakukan klien mereka dan bagaimana sistem ERP mereka bekerja.

Dengan berbicara langsung pada klien vendor, maka ini memberikan kesempatan bagi Anda untuk mengevaluasi apakah sistem ERP yang Anda pertimbangkan sesuai dengan bisnis Anda dan apakah Anda dapat tetap melanjutkan ke tahap yang selanjutnya dengan vendor.

Pemberian Dukungan oleh Vendor

Setelah menemukan setidaknya dua vendor yang memenuhi kriteria Anda, kini saatnya membandingkan dukungan yang mereka tawarkan. Anda harus bisa memastikan bahwa vendor ERP yang Anda pilih akan membantu Anda secara penuh mulai dari analisis kebutuhan hingga implementasi selesai.
● Berikut ini adalah beberapa poin yang harus Anda tanyakan:
● Berapa lama pemberian waktu garansi atau dukungan oleh vendor?
● Berapa lama pemberian waktu pelatihan oleh vendor untuk Anda?
● Solusi seperti apa yang ditawarkan oleh vendor ketika sistem ERP Anda mengalami gangguan?
● Seberapa cepat mereka dapat merespons pertanyaan dari Anda?
● Berapa lama proses implementasi akan berlangsung?
● Apakah vendor sering memperbarui sistem ERP anda?

Penawaran Harga oleh Vendor

Salah satu faktor paling penting yang tidak boleh Anda lewatkan tentunya adalah harga dari sistem ERP itu sendiri. Anda harus memastikan bahwa biaya implementasi penawaran sistem oleh vendor sesuai dengan ketentuan anggaran yang oleh perusahaan.

Sistem ERP tingkat I seperti SAP dan Oracle mungkin pengalamannya sudah tidak perlu diragukan lagi, akan tetapi solusi yang mereka tawarkan belum tentu sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda yang spesifik, sehingga miliaran rupiah yang dikeluarkan mungkin akan menjadi tidak sepadan.

Akan tetapi, Anda sebaiknya tidak memilih sistem ERP hanya berdasarkan harganya yang murah, sebab harga yang murah belum tentu menjanjikan solusi yang Anda harapkan. Oleh karena itu, ketika Anda membandingkan harga dari beberapa vendor ERP, bandingkanlah juga dengan manfaat-manfaat yang mereka tawarkan.

Penawaran Value oleh Vendor

Jika Anda kesulitan membandingkan satu vendor dengan yang lain yang termasuk dalam daftar pendek Anda, maka langkah terakhir yang bisa Anda lakukan adalah mencari tahu nilai lebih mengenai penawaran oleh masing-masing vendor.

Cari tahu apa yang membuat penyedia ERP Indonesia yang akan Anda pilih berbeda dari penyedia ERP lain. Apakah sistem ERP mereka mempunyai fitur-fitur yang tidak ada pada vendor lain? Apakah mereka memiliki layanan yang lebih baik dari kompetitor mereka?

Jurnal by Mekari memiliki sistem ERP Indonesia dengan kelebihan yaitu penggunaan oleh sebanyak mungkin pengguna tanpa biaya tambahan pada setiap pengguna. Sementara vendor ERP lain biasanya membebankan biaya sebanyak jumlah pengguna.

Berikut ini adalah beberapa keunggulan yang dimiliki oleh Jurnal dibandingkan dengan vendor ERP lain:
● Jumlah pengguna tidak terbatas
● Pembaruan fitur-fitur dan versi secara berkala dan gratis
● Software dikembangkan secara in-house sehingga kustomisasi lebih mudah dilakukan
● Memiliki fitur-fitur yang terlokalisasi (terutama untuk pengurusan pajak & asuransi)
● Laporan analitik yang menyediakan kemudahan bagi pengguna untuk melakukan forecasting
● Interface sistem ERP didesain modern namun sederhana, sehingga mudah dipahami oleh setiap pengguna

Implementasi sistem ERP merupakan investasi yang serius. Jika ternyata sistem ERP tidak sesuai dengan harapan, maka perusahaan telah melakukan hal yang sia – sia karena telah menghabiskan waktu dan biaya besar. Oleh karena itu, riset dan perbandingan sangat penting untuk dilakukan sebagai upaya menemukan sistem ERP yang tepat untuk bisnis Anda.

Lakukan riset mengenai apa itu sistem ERP, apa saja manfaatnya bagi organisasi atau perusahaan, dan modul-modul apa saja yang ada di dalamnya. Setelah Anda memahami sistem ERP secara detail, cari tahu apakah bisnis Anda benar-benar membutuhkannya.

Identifikasi tantangan dari bisnis Anda dengan melibatkan seluruh tim Anda dan kemudian cari tahu solusi yang bisnis Anda butuhkan. Setelah mengetahui kebutuhan bisnis Anda dengan baik, maka carilah penyedia ERP yang menawarkan solusi yang paling mendekati requirement Anda.