Pemerintah tegaskan kembali larangan pelaksanaan rapat di hotel bagi instansi pemerintah. Hanya saja ada beberapa pengecualian untuk kondisi tertentu.
Dream - Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Yuddy Chrisnandi menegaskan kembali larangan pelaksanaan rapat internal instansi pemerintah di hotel. Aturan ini sempat simpang siur karena Yuddy sempat melontarkan pernyataan yang melonggarkan batasan rapat tersebut.
“ Yang boleh dilaksanakan di hotel adalah rapat yang sifatnya koordinasi dengan berbagai pihak. Atau yang levelnya nasional dan internasional. Yang internal instansi pemerintah tidak boleh di hotel,” ujar Yuddy seperti dikutip dari laman situs Sekretariat Kabinet, Rabu 13 Mei 2015.
Yuddy menjelaskan, saat ini hampir seluruh lembaga pemerintah sudah memiliki gedung sendiri dan ruang rapat yang bisa digunakan untuk internal instansi bersangkutan. Dengan demikian, jika rapat dilaksanakan di hotel akan mengakibatkan pemborosan anggaran.
Sementara, jika rapat koordinasi antar lembaga ataupun sifatnya nasional dan internasional dengan jumlah peserta yang banyak, lanjut Yuddy, akan lebih murah jika dilaksanakan di hotel dibandingkan harus menyewa tenda untuk menampung seluruh peserta.
Yuddy mengingatkan, meskipun boleh rapat di hotel namun laporan mengenai anggaran, peserta, daftar hadir harus lengkap. Hal ini bertujuan menghindari pemborosan anggaran dan penyimpangan.
“ Efisiensi dan akuntabilitas menjadi hal utama yang harus menjadi pertimbangan. Kalaupun di hotel harus anggota Persatuan Hotel Seluruh Indonesia (PHRI) yang telah menandatangani kesepakatan dengan pemerintah untuk tidak memanipulasi biaya sewa,” tegas Yuddy.
Sebelumnya melalui Peraturan Menteri PAN-RB Nomor 6 Tahun 2015, pemerintah mengizinkan kembali penyelenggaraan rapat di hotel dengan syarat yang cukup ketat, yaitu:
1. Pertemuan yang memiliki urgensi tinggi terkait dengan pembahasan materi bersifat strategis atau memerlukan koordinasi lintas sektoral, memerlukan penyelesaian secara cepat, mendesak, dan terus-menerus (simultan), sehingga memerlukan waktu penyelesaian di luar kantor;
2. Tidak tersedia ruang rapat kantor milik sendiri/ instansi pemerintah di wilayah tersebut, sehingga memerlukan waktu penyelesaian di luar kantor; dan
3. Lokasi tempat penyelenggaraan pertemuan sulit dijangkau oleh peserta baik sarana transportasi maupun waktu perjalanan.
Selain itu, pertemuan sebagaimana dimaksud memenuhi salah satu unsur peserta sekurang-kurangnya dihadiri oleh unsur Unit Kerja Eselon I lainnya dan/atau Pemerintah Daerah maupun masyarakat.
Dalam Permen itu juga ditegaskan, pelaksanaan kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor harus memiliki output/hasil yang jelas, yang dibuktikan berupa: a. Transkrip hasil rapat; b. Notulensi rapat dan/atau laporan; dan c. Daftar hadir peserta rapat.
“ Dengan berlakunya peraturan ini (Peraturan Menteri PAN-RB Nomor 6 Tahun 2015), Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 11 Tahun 2014 tentang Pembatasan Kegiatan Pertemuan/Rapat di luar kantor dinyatakan dicabut dan tidak berlaku,” bunyi Pasal 4 Permen yang berlaku sejak tanggal diundangkan, yaitu pada 1 April 2015.
